4.3. PENGENDALIAN : TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR
Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan
baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa
tujuan-tujuan berikut ini dicapai:
1) Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.
2) Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).
3) Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.
4) Semua transaksi dicatat dengan akurat.
5) Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.
6) Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
- Masalah-masalah Umum Pengendalian Internal
Dari penjelasan diatas maksudnya adalah dalam suatu pekerjaan pasti ada saja trouble yang ada pada customer, pada tahap ini saya menjelaskan hanya internalnya saja
yakni:
1) Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.
2) Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).
3) Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.
4) Semua transaksi dicatat dengan akurat.
5) Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.
6) Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
- Masalah-masalah Umum Pengendalian Internal
Dari penjelasan diatas maksudnya adalah dalam suatu pekerjaan pasti ada saja trouble yang ada pada customer, pada tahap ini saya menjelaskan hanya internalnya saja
yakni:
Ancamannya adalah Kehilangan data, Kinerja yang buruk.
adapun prosedur pengendalian yang dapat diterapkan dalam hal ini, dalam kehilangan data yang dapat dilakukan adalah prosedur cadangan artinya kita harus mempunyai
backup an data agar tidak terjadi kesalahan yang fatal jika data hilang. kemudian ancaman yang terjadi pada kinerja yang buruk dapat dilakukan prosedur persiapan
dan tinjauan laporan kinerja artinya jika kita memilih orang yang akan kita pekerjakan seharusnya kita lihat dulu secara mendalam,agar terlihat skills yang ada pada
diri orang tersebut,nah disitulah dapat dikatakan sebagai prosedur persiapan,jika sudah melakukan prosedur tersebut selanjutnya kita tinjau bagaimana kinerjanya, apakah
memenuhi syarat yang berlaku atau tidak. Karena hal ini sangatlah penting dilakukan jika kita ingin mendapatkan tenaga profesional.
- Pertimbangan Pengendalian Internal
pada tahap ini dilakukan beberapa cara,apa sajakah cara itu??berikut ini saya akan jelaskan secara ringkasnya saja:
Cara pertama adalah melakukan Aplikasi Entri Pesanan
Penjualan artinya dalam hal ini harus melakukan proses masuk data dan akan
bagaimana mengolahnya, tetapi adapun ancaman
pada proses ini yakni:
pada proses ini yakni:
1)Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat
2)Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk
3)Legitimasi pesanan
4)Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.
dan untuk mengatasi ancaman seperti diatas harus
dilakukan dengan prosedur pengendalian,seperti dibawah ini:
1)Pemeriksaan edit entri data
2)Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.
3)Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business
4)Sistem pengendalian persediaan
Cara kedua adalah dengan Aplikasi pengiriman artinya dengan adanya pesanan pasti juga ada tujuan yang akan dikirim dari sebuah pesanan tersebut kepada pelanggan, tetapi
adapun ancaman dari cara ini yakni:
1)Kesalahan Pengiriman(Barang Dagang yang salah, Jumlah yang salah, ALamat yang salah)
2)Pencurian Persediaan
dan untuk mengatasi ancaman seperti diatas harus dilakukan dengan prosedur pengendalian,seperti dibawah ini:
1)Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis; pengendalian aplikasi entri data
2)Batasi akses fisik ke persediaan;
Dokumentasi semua transfer internal persediaan;
perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat;
Cara yang ketiga adalah Penagihan dan Piutang Usaha artinya dalam dunia bisnis sering dijumpai utang piutang terhadap kedua belah pihak, namun hal ini adapun ancamannya
seperti berikut:
1)Kegagalan untuk menagih pelanggan
2)Kesalahan dalam penagihan
3)Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha
dan untuk mengatasi ancaman seperti diatas harus
dilakukan dengan prosedur pengendalian,seperti dibawah ini:
1)Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan;
Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan
2)Pengendalian edit entri data Daftar harga
3)Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan
Cara yang keempat sekaligus yang terakhir adalah Penagihan Kas, artinya pemasukan yang sudah masuk kas akan diambil oleh perusahaan dan kemudian diolah kembali.
tetapi ancaman terhadap cara teersebut ialah:
1)Pencurian Kas
dan untuk mengatasi ancaman seperti diatas harus dilakukan dengan prosedur pengendalian,seperti dibawah ini:
1)Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan;
Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.
SUMBER :
